Universitas Islam Riau (UIR) melalui Direktorat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (DPPM) melaksanakan Bimbingan Teknis (Bimtek) dan Pendampingan mengenai Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB) dan Laporan Kemajuan untuk para dosen penerima hibah dari Direktorat Riset, Teknologi, dan Pengabdian kepada Masyarakat (DRTPM) tahun 2024. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa para dosen memahami dan mampu melaksanakan kewajiban administrasi pelaporan yang sesuai dengan pedoman DRTPM, serta menyusun laporan kemajuan proyek penelitian dan pengabdian yang akurat dan tepat waktu.
Bimtek ini dihadiri oleh dosen-dosen penerima hibah penelitian dan pengabdian masyarakat di UIR yang telah menerima dana hibah DRTPM untuk pelaksanaan proyek mereka. Dalam kegiatan ini, Direktur DPPM UIR, Dr. Arbi Haza Nasution, B.IT., M.IT., menyampaikan pentingnya pelaksanaan administrasi yang baik dan transparan dalam pengelolaan dana hibah. “Kepatuhan terhadap pelaporan, termasuk penyusunan SPTJB dan laporan kemajuan, sangat penting untuk memastikan bahwa dana yang diberikan digunakan dengan benar dansesuai dengan perencanaan,” ungkap Dr. Arbi.Salah satu topik utama dalam Bimtek ini adalah penyusunan SPTJB, yang merupakan dokumen wajib yang harus disampaikan oleh dosen penerima hibah untuk menyatakan bahwa seluruh belanja yang dilakukan dalam pelaksanaan proyek telah sesuai dengan peraturan dan anggaran yang disetujui. Para peserta diberikan panduan tentang bagaimana cara menyusun SPTJB yang tepat, termasuk cara mendokumentasikan setiap transaksi belanja, menyusun bukti-bukti pengeluaran, dan memastikan bahwa laporan belanja mencerminkan penggunaan dana secara akurat dan transparan.Selain SPTJB, Bimtek ini juga membahas tentang penyusunan laporan kemajuan untuk proyek penelitian dan pengabdian yang didanai hibah DRTPM. Narasumber menjelaskan struktur laporan yang harus disusun, mulai dari deskripsi kegiatan yang telah dilaksanakan, hasil yang telah dicapai, hingga tantangan yang dihadapi selama pelaksanaan proyek. Peserta juga diajak untuk merancang laporan yang komprehensif dan mudah dipahami, agar setiap tahapan penelitian dan pengabdian yang dilakukan terdokumentasi dengan baik.Para dosen penerima hibah juga diberikan pendampingan langsung dalam menyusun laporan mereka. Dalam sesi pendampingan ini, peserta memiliki kesempatan untuk berkonsultasi secara individu dengan narasumber mengenai masalah atau pertanyaan spesifik yang mereka hadapi dalam penyusunan laporan dan SPTJB. Beberapa peserta menyampaikan tantangan yang mereka hadapi dalam mencatat pengeluaran secara rinci dan mendokumentasikan setiap capaian proyek. Narasumber memberikan solusi praktis dan saran untuk memperbaiki laporan mereka agar sesuai dengan pedoman yang berlaku.Selama kegiatan, peserta juga diperkenalkan dengan sistem digital pengelolaan hibah yang dikembangkan oleh DPPM UIR untuk memudahkan proses pelaporan. Sistem ini dirancang agar dosen dapat mengunggah laporan kemajuan dan SPTJB secara online, sehingga meminimalisir kesalahan administratif dan mempercepat proses verifikasi dokumen oleh DPPM. Penggunaan teknologi ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dalam pelaporan dan memastikan bahwa seluruh dokumen yang dibutuhkan dapat diakses dengan mudah oleh reviewer dan pihak terkait.Bimtek ini juga menekankan pentingnya transparansi dalam penggunaan dana hibah. Dosen penerima hibah diingatkan bahwa setiap pengeluaran harus didokumentasikan dengan baik dan sesuai dengan rencana anggaran yang telah disetujui. Hal ini penting untuk menjaga akuntabilitas penggunaan dana, serta untuk memastikan bahwa proyek yang dilaksanakan memberikan manfaat yang sesuai dengan tujuan awal pengabdian atau penelitian yang diusulkan.Para dosen yang mengikuti Bimtek dan pendampingan ini menyatakan bahwa kegiatan ini sangat membantu mereka dalam memahami dan menyelesaikan kewajiban pelaporan. Beberapa peserta mengaku bahwa sebelumnya mereka menghadapi kesulitan dalam menyusun SPTJB ataulaporan kemajuan, tetapi dengan adanya bimbingan ini, mereka merasa lebih yakin bahwa laporan yang mereka buat sudah sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh DRTPM. Selain itu, pendampingan langsung juga memberikan kesempatan bagi dosen untuk mendapatkan umpan balik langsung mengenai laporan yang sedang mereka susun.Dengan terlaksananya Bimtek dan pendampingan ini, DPPM UIR berharap seluruh dosen penerima hibah dapat menyelesaikan laporan kemajuan dan SPTJB mereka dengan baik dan tepat waktu. DPPM berkomitmen untuk terus memberikan dukungan dan pendampingan bagdosen dalam setiap tahap pengelolaan hibah, mulai dari penyusunan proposal hingga pelaporan akhir. Kegiatan ini juga merupakan bagian dari upaya DPPM UIR untuk memastikan bahwa seluruh proyek penelitian dan pengabdian yang didanai berjalan sesuai rencana dan memberikan dampak yang nyata bagi masyarakat